A continuación ofrecemos un listado de las 10 (diez) preguntas más frecuentes que hemos recibido en los últimos diez meses:
En el ambiente de negocios de hoy, es imposible para un hombre de empresas que sea un experto en todo. La subcontratación de servicios ha sido reconocida como una herramienta útil para el crecimiento de una empresa, pero hasta ahora, esto había sido reservado solo para las grandes empresas. La estrategia envuelve la subcontratación de funciones específicas a terceras partes especializadas lo que le permitirá a usted y a su personal:
Para tener éxito en el mercado tan cambiante de hoy, las empresas deben adoptar maneras de hacer negocios. La subcontratación es la respuesta y OSI le provee los medios para lograrlo. Somos los líderes de la nueva tendencia de subcontratar las funciones de contabilidad y nómina a través de la Internet. De hecho, no sabemos de ninguna otra organización que esté ofreciendo una gama tan completa de servicios para realizar sus funciones financieras básicas. Nuestros años de experiencia en el mercado nos han permitido entender cuál es la manera más rápida y efectiva de manejar los procesos diarios de negocios y para ello hemos diseñado, programado e implementado la tecnología más efectiva disponible.
Toda transacción que pueda ser procesada por terceras personas cualificadas utilizando un sistema seguro, confidencial y que podrá ahorrarle a usted tiempo y dinero debe ser subcontratada. Las funciones de contabilidad pueden ser divididas entre contabilidad de funciones esenciales y contabilidad de funciones básicas. Las funciones esenciales de un negocio se relacionan directamente con el ciclo de ingresos principales. En otras palabras, las transacciones esenciales son la razón para estar haciendo negocios (los detallistas venden su inventario, así que la contabilidad del inventario sería una función esencial, etc.) y por lo general, son únicas para cada tipo de negocio.
Las transacciones no esenciales o básicas son el restante de las transacciones que no afectan directamente su ciclo de ingresos, por ejemplo: nóminas, informes financieros, etc. Este tipo de transacciones complementa las transacciones esenciales y son por lo general similares en forma y naturaleza en todos los tipos de negocios e industrias.
En OSI, proveemos servicios de contabilidad para ambos tipos de transacciones. La contabilidad de las transacciones esenciales requiere que trabajemos muy de cerca con nuestros clientes, y por lo tanto, se factura a base de la hora trabajada. Como regla general, es más económico realizar estos servicios con personal interno. Por otro lado, OSI puede atender todas sus transacciones básicas de contabilidad incluyendo el registro, archivo, procesamiento y reporte de éstas.
Peachtree y QuickBooks son ambos programas de contabilidad costo-efectivos que pueden ser fácilmente manejados por contables. Hay 10 (diez) diferencia importantes que hace de nosotros la solución más viable:
| Razones principales para usar Xacct.biz versus Peachtree y/o QuickBooks | XACCT | Peachtree - QuickBooks | ||
| 1 | Accesso 24/7 | Plataforma en línea con acceso a información y envío de instrucciones 24/7 | x |
No |
| 2 | Proveedor Externo | Permite la colaboración de terceras personas (Ej.: para procesar nóminas); garantiza un flujo de trabajo eficiente y una comunicación efectiva entre el jefe, los contables y otros usuarios necesarios. | x |
No |
| 3 | Integración | El programa está integrado a la información del banco para la conciliación diaria de sus cuentas y con las agencia regulatorias para el pago a tiempo de las retenciones de nómina. | x |
No |
| 4 | Transparencia | Toda información financiera está disponible a la Gerencia, Accionistas, Junta de Directores e Inversionistas para su revisión y análisis, 24/7. | x |
No |
| 5 | Oficina libre de exceso de papeles | Tenemos la habilidad de escanear y adjuntar los documentos a las transacciones (Ej.: facturas) |
x |
No |
| 6 | Copias de protección | Hacemos copias de protección (“back-ups”) 3 veces al dia (laborables). | x |
No |
| 7 | Seguridad | Controles sobre funciones para eliminar información (“delete”). Un vez las transacciones están posteadas, pueden ser ajustadas o anuladas, pero nunca eliminadas; manteniendo un reporte de incidencias y documentación de cada proceso. | x |
No |
| 8 | Fraude | Toda instrucción crítica (Ej.: pagos aprobados, aumentos de salarios) se almacena en un reporte. Estos reportes están disponibles 24/7 para su verificación quién, cómo y cuándo se dieron las instrucciones. | x |
No |
| 9 | Actualizaciones | Cada vez que usted accede al sistema, accede la ultima versión disponible y la información actualizada, además de su reportes de nómina. | x |
No |
| 10 | Capacidad de crecimiento | La base de datos de Microsoft SQL 2000 le permite aumentar el volumen de sus transacciones rápidamente. | x |
No |
Además de estas 10 (diez) razones, las operaciones diarias pueden ser manejadas de manera sencilla por cualquier persona en su oficina porque:
alchavo.com ha sido diseñado para darle apoyo al pequeño y/o nuevo negocio que:
Por otro lado, xacct.biz se diseña para dueños de negocios medianos que:
Con los procesos organizados y propietarios de Contabilidad y Nomina vía Internet de xacct.biz, usted, dueño del negocio, podrá delegar las tareas diarias de contabilidad a nosotros, manteniendo el control de los mismos, ¡por menos de 15 minutos a la semana!
Tenemos que admitirlo ¡La banca en línea es excelente! Pero sólo para consumidores, ya que está muy limitada para clientes de negocios. Nuestros servicios complementan y llenan esas limitaciones. En la mayoría de los casos, los bancos proveen las herramientas y el adiestramiento (claro está con costos de instalación y mensualidades), pero usted todavía tiene que procesar todo y transmitirlo al banco. Las diferencias principales entre la banca en línea y Xacct.biz son:
| XACCT | On-line Banking | |
| Información sobre saldo bancario | ● | ● |
| Conciliación en línea de saldo bancario | ● | |
| Procesamiento de nómina | ● | |
| Preparación de cheques de nómina y formularios contributivos | ● | |
| Manejo de facturas por pagar | ● | |
| Procesamiento de pagos (cheques y electrónicos) | ● | ● |
| Separación de pagos por suplidor | ● | |
| Monitoreo de deducciones de SVC | ● | |
| Provee diferentes niveles de autoridad | ● | Limitado |
| Provee escaneo de facturas | ● | |
| Reporta depósitos por clientes | ● | Limitado |
| Da seguimiento a cuentas por cobrar | ● | |
| Mantiene récords de portadores, clientes y empleados | ● | Limitado |
| Reportes financieros de contabilidad | ● | |
| Provee detalles de liquidez | ● |
No. Si al presente usted tiene un contable a tiempo completo y/o CPA, seguramente no está usted llevando al máximo los beneficios los beneficios que usted recibe contra el costo que esto representa. Piense un poco. Si usted cuenta con un contable entrenado que se conoce su negocio de rabo a cabo – no sería una buena movida dirigir ese conocimiento hacia actividades que generen ingresos y proyectos más útiles, como mejorar los controles, negociar con suplidores, analizar tendencias para alcanzar nuevos negocios o refinanciar sus préstamos. Al contratar nuestros servicios, su contable actual que representa ya un costo por encima, tendrá tiempo “disponible” que podrá ser utilizado de manera más productiva. Este ya no imprimirá más cheques, generará más estados financieros, reconciliará cuentas o procesará los mismos cheques de nómina, mientras sigue fungiendo como su enlace principal y supervisa y revisa nuestro trabajo. No sólo se beneficiará usted de su vasto conocimiento, sino que también estará más motivado e interesado en el desempeño general de su empresa. Por otro lado, si usted tiene a contables procesando y enviando cheques, reconciliando estados bancarios y procesando la nómina, esta es una oportunidad para reducir costos.
La misma lógica aplica a su CPA, si tuviese alguno. Los CPA en general le facturarán a usted por hora. Ya que todos sus récords serán organizados para sus planillas de contribuciones, auditorías, revisión y compilación de final de año, su CPA puede enfocar más su tiempo en servicios de consultoría y soluciones de valor para el mejoramiento de su negocio. Mientras mejor organizados estén sus récords, menos tiempo tendrá que dedicar su CPA en la revisión de los mismos, lo que ultimadamente se traducirá en costos más bajos para usted. De hecho, usted le puede otorgar un ID de usuario para que pueda revisar su información en línea.
Al utilizar las capacidades del correo electrónico integrado de nuestro software, somos capaces de mantener líneas abiertas de comunicación. Sólo coteje en las notas al lado de cada portador, empleado o cliente y usted podrá impartir instrucciones o hacer preguntas. El email se convierte en una “tarea” para nosotros y usted recibirá una respuesta de nuestra parte en los dos días subsiguientes. Finalmente, el riesgo de falta de comunicación se minimiza de manera significativa, ya que usted puede revisar tareas pasadas y pendientes.
Realmente no importa dónde estamos localizados porque estamos preparados para manejar su cuenta de manera completa en línea. Recibimos y enviamos toda su documentación vía mensajero, fax o correo electrónico. Usted le puede pagar a cualquier portador, empleado de manera electrónica dentro de los Estados Unidos y puede descargar su información financiera directamente desde nuestro sitio en la Web. Si cualquier empleado o Portador prefiere un cheque, usted puede tener su firma encriptada de manera segura en nuestros cheques generados magnéticamente; y nosotros gustosamente le enviaremos sus cheques.
De todos modos, y para satisfacer su curiosidad, nuestras oficinas están localizadas en Gurabo, Puerto Rico.
Toda su información es mantenida en total confidencialidad. Nosotros no proveemos su información a ningún portador, cliente, banco o agencia reguladora, a menos que no lo haya usted autorizado por escrito.
Además, usted debe considerar y entender que nosotros servimos sus necesidades financieras y de contabilidad. A nosotros no nos preocupa la publicidad en masa o el tráfico en Internet. Simplemente NO es nuestro asunto. Así pues no utilizamos su información para cualquier campaña de mercadeo o publicidad. Punto.
Tan segura como tecnológicamente posible. Hemos preparado el software más seguro y confiable disponible en el mercado de hoy. Una vez usted se haya conectado, toda la información transmitida entre nosotros es encriptada. Todas las compañías Fortune 500 con presencia en la Web usan esta tecnología para transmitir información. Además mantenemos un control minucioso de los ID de los usuarios y las contraseñas de seguridad, hasta el punto que ni NOSOTROS conocemos su contraseña. Si usted ha olvidado su contraseña, nosotros le asignaremos un ID de usuario diferente y usted deberá crear una nueva contraseña, ya que por supuesto nosotros invalidaremos su antigua contraseña. Más aún nosotros hacemos back-ups diarios de toda su información con equipos de computadora especialmente diseñado y utilizando la última tecnología de la más alta calidad disponible.
En el caso de emergencias naturales tales como huracanes, nosotros hemos preparado un plan de contingencia que incluye una planta de emergencia y líneas alternativas hacia la Internet. De ese modo, la mayor parte de nuestros servicios deberían estar listos y disponibles aún cuando las líneas de comunicación y la electricidad no funcionen.
Usted siempre deberá mantener una reserva de cheques sin usar, en caso de que necesite uno de manera inmediata. Si a usted no le queda ningún cheque disponible, simplemente háganoslo saber y le proveeremos cheques temporeros en blanco. En caso de que tenga que utilizar uno de estos cheques, sólo llene el cheque como haría con un cheque de su cuenta personal. Una vez el cheque haya sido cobrado, nosotros reconoceremos el pago manual en nuestros archivos.