Cada decisión que tomamos es un ejemplo de nuestro compromiso de proveer la infraestructura más altamente confiable y avanzada de seguridad en Internet y de asegurar que toda información intercambiada entre nosotros es mantenida en estricta confidencialidad.
Nosotros salvaguardamos toda la información de acuerdo a estándares y procedimientos de seguridad ya establecidos y comercialmente razonables. Además, nosotros evaluamos constantemente nueva tecnología para proteger la información de nuestros clientes.
Tenemos nuestra estructura de controles internos organizados de la siguiente manera:
Al momento de proveerle los servicios externos de contabilidad le aseguramos que las siguientes tareas se dividen:
| Función Segregada | Responsabilidad |
|---|---|
| Aprobación de facturas | Cliente |
| Entrada de Facturas | OSI |
| Aprobación de pagos | Cliente |
| Salvaguardar sus cheques | OSI |
| Recibo de Estados Bancarios | Cliente |
| Conciliación bancaria diaria | OSI |
El acceso a nuestro sistema en línea se otorga por autorización exclusiva del cliente. Usted puede controlar el alcance de los accesos por personal autorizado.
Jamás venderemos información a terceras personas con fines de mercadeo sin su consentimiento. Divulgaremos información sobre su cuenta a terceras personas sólo en las siguientes condiciones:
Xacct.biz y alchavo.com han sido programados usando la tecnología Microsoft en un (100%) ciento por ciento. Nuestra base de datos del programa de contabilidad es instantáneamente copiada usando la técnica de réplica transaccional del programa de base de datos SQL 7 – el más confiable y poderoso sistema de manejo de base de datos de Microsoft.
Servidores – Procesadores Duplex, Disco duro intercambiable, Sistema SCSI, Equipos de poder redundante, RAID 0, con 1GB de RAM cada uno “Firewalls” – Hemos configurado dos (2) de las más potentes y de mejor calidad entradas de seguridad o “firewalls” que están continuamente monitoreando y controlando el acceso de usuarios autorizados. De acuerdo a información en revistas sobre computadoras, éstos son los sistemas de seguridad más efectivos y confiables en el mercado actual.
En OSI reconocemos que su información financiera debe estar accesible, ser precisa y lo más importante, bien salvaguardada. Para la mayoría de los pequeños y medianos negocios, para el contable tradicional, o para tenedores de libros, no resulta efectivo desde una perspectiva financiera guardar toda la data procesada durante un día en particular. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas hacen copias de protección (“back-ups”) periódicos de su información en un disco floppy, si es que cuentan tanto con el tiempo como con los recursos. Nosotros en OSI, realizamos tres (3) “back-ups” diarios de toda la información que procesamos para nuestros clientes. Estos “back-ups” se efectúan con equipo especialmente diseñado para este propósito utilizando los programas más confiables disponibles en el mercado actualmente. Además, cintas de “back-ups” de los últimos cinco días están siempre guardadas y almacenadas fuera de la oficina en un archivo a prueba de fuego.
OSI le envía a usted o a la persona que usted designe un correo electrónico confirmando todas las transacciones críticas y/o las instrucciones aprobadas a través de nuestro portal. Además, mantenemos un récord de cada usuario que ha entrado al sistema incluyendo las páginas que visitó.
Como parte de los procedimientos de la programación, usted tendrá que identificar aquellos usuarios (ID’s) que tendrán autorización para acceder, procesar, editar y/o aprobar sus transacciones e información financiera. El acceso a los programas está dividido en diferentes módulos y éstos a su vez, están sub-divididos en tareas. De esta manera, usted podrá delegar ciertas responsabilidades sin perder control de la aprobación final. Por ejemplo, su asistente podrá revisar facturas sin pagar para verificar corrección de los mismos y hacer una selección de aquellas facturas que deberían ser pagadas basándose en sus prácticas comunes de negocio. Luego, usted o la persona de su elección con el nivel de autorización apropiado, podrá acceder al portal para aprobación final de los pagos.
Cada usuario definido es programado con una contraseña genérica. La primera vez que dicho usuario trata de acceder al sistema, estará obligado a cambiar su contraseña secreta en línea. Luego de esto, cada usuario podrá cambiar su contraseña en línea en cualquier momento.
Más aún, nuestro sistema de seguridad con contraseña incluye una consigna especial de seguridad que, luego de tres intentos infructuosos de conexión, invalida y bloquea el ID del usuario, hasta que personal autorizado se comunique con nosotros y lo reactive nuevamente.
Mantenemos las licencias necesarias y hemos puesto en marcha la tecnología requerida y los programas de computadora para garantizar una conexión SSL. Esta probada tecnología es usada por los 40 portales más importantes de comercio en línea, además, de todas las empresas Fortune 500 con presencia en la Web y de miles de sitios de la Internet de alto nivel. Cuando usted logra acceder con éxito a nuestro sistema, usted se encontrará en un ambiente seguro, ya que toda la información intercambiada entre usted y OSI está encriptada y no podrá ser accedida o interrumpida por ningún otro ID de usuario o persona autorizada. Usted puede confirmar esta segura conexión leyendo la dirección https: con una “s” al final, en vez de http: sin “s” al final. Usted también podrá observar la imagen de un candado en la parte inferior de su buscador de data (“browser”) que le indicará que está usted en un ambiente seguro.
OSI está protegida con pólizas de seguros para la interrupción de negocio y empleados deshonestos.
Una parte crítica de nuestro negocio es proveerle a usted acceso en línea a su información en tiempo real. Hemos desarrollado y puesto en marcha un comprensivo plan de contingencia para garantizar la continuidad de nuestros servicios en la más amplia medida posible. Entre algunas de las áreas de mayor importancia se encuentra:
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