En el mundo de hoy, muchos profesionales que trabajan por su cuenta y empresas en crecimiento, están buscando la forma de reducir costos y mejorar su productividad. Sin embargo, con escasos recursos y el tiempo limitado, los dueños de empresas se ven envueltos en los detalles administrativos de correr un negocio, en vez de enfocarse en los asuntos más críticos de su empresa.
La contratación de nuestros servicios le ayuda a poner su tiempo y atención en el corazón de su empresa; que es lo que usted sabe hacer mejor. Al utilizar un proveedor externo para que dirija su contabilidad interna, usted puede utilizar mejor sus conocimientos, mejorar la productividad, y mejor aún, obtener mayor flexibilidad en las operaciones de su negocio – y todo a un precio reducido y una tarifa mensual fija!
OSI le ofrece, a través de Xacct.biz y Alchavo.com un portal dinámico, interactivo y bilingüe que se ocupa de las tareas de contabilidad y nómina para pequeños y medianos negocios vía Internet. Utilizando la última tecnología disponible, OSI toma ventaja del potencial ilimitado del Internet y ofrece una gama de páginas de Web fáciles de utilizar que le permitirán a usted el manejo efectivo y el control de la contabilidad y nómina de su negocio a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Los servicios que ofrecemos están divididos en (siete)7 módulos complementarios:
En materia de negocios, el “Dinero es Rey”. Su habilidad de manejar adecuadamente el flujo de efectivo puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. El módulo de Banco le ofrece:
Su cuenta bancaria es reconciliada TODOS los días laborables. Una lista de sus cheques sin cobrar y sus depósitos es también presentada y reconciliada diariamente de modo que pueda usted tomar decisiones informadas al momento de determinar qué pagos hacer y qué pagos aguantar.
Usted podrá revisar, en una misma pantalla, la conciliación de cada una de sus cuentas bancarias, el total de sus facturas sin pagar, el total de sus cuentas por cobrar, y un estimado de la nómina futura. En una sola página usted obtendrá toda la información que necesita para analizar su capacidad de liquidez y tomar sus decisiones diarias.
Le enviamos un correo electrónico con las transacciones procesadas por su banco diariamente. Proveyéndole este servicio, que puede ser a su celular o PDA usted estará informado de cualquier cheque o depósito devuelto o sobregiros antes que sus proveedores u oficiales de banco lo llamen.
Si su cuenta de banco se reconcilia diariamente y electrónicamente, podemos programar el sistema para que automáticamente reconozca las transacciones que se repiten. Por ejemplo, los cargos bancarios se pueden programar para que sean reconocidos automáticamente en la cuenta de cargos bancarios.
Más aún, maximizamos la información de sus servicios bancarios cuando preparamos para usted sus archivos de depósito directo (ACH) y de pagos electrónicos (EDI). De otro modo, usted tendría que entrar de forma manual al sistema que le ofrece el banco la información requerida cada vez que usted necesite procesar uno de esos pagos.
NO ponemos límites al número de cuentas bancarias que puede usted tener en XACCT.
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Procesar un pago es tan sencillo como hacer dos veces clic en su Módulo de Pagos. El primer clic selecciona la factura y con el segundo clic se aprueba y se pone en lista para enviar el pago. Sí, ¡ASI DE SIMPLE ES! Entramos su factura, preparamos su cheque, colocamos su firma encriptada y enviamos el pago por correo (o electrónico).
El Módulo de Pagos le provee los siguientes beneficios:
Todas las semanas recibimos sus facturas impresas vía mensajero o por correo electrónico, las guardamos en el sistema y las colocamos en su página para ser revisadas y aprobadas. Además, usted puede bajar la imagen de nuestro “software” y enviarla a otras personas, de ser necesario.
Nosotros corremos con los gastos de imprimir y preparar sus cheques magnéticos, que pueden ser tan costosos como veinticinco centavos (25¢) por cheque, sin mencionar los costos de cheques dañados, perdidos o cancelados.
Aunque imprimimos, colocamos su firma, pre-dirigimos el sobre y lo enviamos por correo, NO imprimimos ningún cheque a menos que usted no haya aprobado la factura para pago y nos haya comunicado el día que desea que el pago sea efectivo.
Sus cheques son creados por nuestro sistema de programación que convierte un cheque en papel de seguridad en un cheque magnético completo. Del mismo modo, usted podrá mitigar el riesgo de que le roben, pierda o se le dé un uso no adecuado al tradicional cheque pre-impreso.
Nosotros encriptamos su firma en su cheque magnético computarizado para envío inmediato. Esto le ahorra a usted un tiempo valioso cuando tiene usted que firmarlo para una gran cantidad de pagos, o para un gran número de empleados, etc. De lo contrario, podemos enviarle los cheques para su firma y envío.
Si su firma está encriptada en los cheques por pagar, nosotros podemos prepararlos y enviarlos por usted – todo incluido en el costo del servicio. Usted escoge: se los enviamos a su oficina o los enviamos nosotros. Además, se puede pagar a suplidores de forma electrónica.
Usted podrá revisar un listado en línea de las facturas pendientes de pago, separadas por cliente o beneficiario. Un historial de facturas pasadas e historia de pagos, además de copias de facturas individuales de cada suplidor, también puede ser accesado para revisión y/o análisis.
Si usted ha cambiado de opinión con relación a un pago en particular, usted podrá aguantar dicho pago hasta una fecha posterior.
Cantidad y frecuencia fijas: Usted podrá poner automáticamente en agenda pagos futuros por una cantidad fija, siguiendo un patrón de pagos fijos, ya sea mensual, semanal, etc.
Nosotros recibimos sus facturas y las procesamos inmediatamente. Una vez los documentos han sido integrados a nuestro sistema electrónico, le pueden ser devueltos para referencias futuras, si fuese necesario. De ese modo, y teniendo todas las facturas disponibles en su página, usted no tendrá que archivar cada factura en un expediente por proveedor, de manera que ahorrará tiempo y espacio valioso.
Usted podrá acceder a información valiosa de cada proveedor fuera de la oficina y fuera de horas laborables, tales como, números de teléfono, de fax, direcciones de correos electrónicos, personas contactos, etc.
Mantenemos en récord los pagos hechos a proveedores por servicios profesionales y computamos las cantidades a retener necesarias basándonos en los porcientos según la ley; tomando en cuenta cualquier exención que sea necesaria.
Nosotros prepararemos los formularios 480.6A y 480.6B cada fin de año para cada uno de sus proveedores, si este fuese el caso.
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La administración del dinero que le deben sus clientes es tan importante como el manejo de los proveedores a los que usted les paga. El primer paso en este proceso es la facturación; de igual modo es también importante cobrar las facturas. A través del Módulo de Depósitos y Cuentas por Cobrar, usted tendrá acceso a lo siguiente:
Si su facturación es simple, usted podrá generar sus facturas directamente desde su página. Usted escoge imprimirlas y enviarlas a sus clientes o puede delegar dicho proceso a nosotros.
Dependiendo de la industria a la que usted pertenece, si usted genera un tipo de facturación más complicado, nosotros podemos escanearlos en nuestro sistema y colocarlos en su sitio personal para que pueda usted aplicar los pagos y rastrear facturas no cobradas.
Si su cliente le autoriza, usted le puede cobrar electrónicamente a la cuenta de banco (ahorros o cheques), tarjeta de crédito, cualquier factura generada en nuestro sistema (disponible en xacct.biz solamente, tarifas adicionales aplican).
Usted puede dar seguimiento vía correo electrónico de todas sus facturas por cobrar. Podrá personalizar el mensaje que aparece en el contenido más puede adjuntar automáticamente una copia de la factura al mensaje. Para evitar esfuerzos de cobro excesivos se mantiene un historial de cada seguimiento enviado, accesible dentro del sistema (disponible en xacct.biz solamente).
Usted podrá revisar todas las facturas por cobrar de cada uno de sus clientes por separado. También podrá ver imágenes “escaneadas” de facturas enviadas y podrá acceder al historial de las transacciones de sus clientes; para que pueda tomar acción sobre facturas vencidas o pendientes de pago.
Historial de cada cliente.
Nosotros mantenemos y actualizamos en su página, el historial de las transacciones de cada cliente para que pueda revisar y analizar sus tendencias de pago. Con este tipo de información, usted podrá revisar las tendencias de pago de cada cliente y decidir sobre los términos de crédito.
Mantenemos y actualizamos información detallada de cada uno de sus clientes. Usted podrá acceder a información valiosa de cada cliente fuera de la oficina y fuera de horas laborables, tales como, números de teléfono, números de fax, direcciones, correos electrónicos, personas contactos, etc.
Usted podrá separar cada depósito hecho por cada cliente y por factura cobrada a modo de referencia, o para análisis de tendencias de pago y proyecciones futuras.
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El procesamiento de su nómina nunca ha sido tan fácil y eficiente. Es tan simple como entrar el periodo (fecha de comienzo y final) de la nómina y el número de horas trabajadas por cada empleado.
Aunque nosotros realizamos el cómputo de la compensación, retenciones y deducciones de cada empleado para cada nómina, NO hacemos ningún depósito directo ni imprimimos ningún cheque hasta tanto usted no haya revisado un resumen completo de la nómina a pagar y hayamos recibido su autorización para procesar la misma.
Nosotros calculamos los salarios de cada empleado en cada nómina para que la compensación sea la más precisa posible. Calculamos y procesamos de manera precisa la compensación de sus empleados asalariados, así como la de sus empleados por hora.
Calculamos las deducciones de nómina en total cumplimiento con las leyes y regulaciones gubernamentales vigentes. Hacemos las deducciones de compromisos de empleados. Ej.: plan médico, ASUME, seguros, etc. También preparamos y posteamos las contribuciones para su aprobación.
Mantendremos un historial de las vacaciones y días por enfermedad de su personal, lo que le permitirá a usted rastrear las asistencias y tomar decisiones informadas al momento de aprobar vacaciones y/o aumentos.
Nosotros preparamos cheques de nómina especialmente diseñados, que incluyen información corriente y anual en cuanto a compensación, retenciones y deducciones se refiere.
Nosotros creamos y transmitimos su archivo electrónico de Depósito Directo, ahorrándole tanto a usted como a sus empleados tiempo y dinero.
Imprimimos los talonarios de Depósito Directo para cada empleado. Cada talonario incluye información corriente y del total anual sobre pagos y deducciones. Mediante la distribución de dichos talonarios, cada error puede ser detectado inmediatamente.
Una vez usted aprueba la nómina y ésta se procesa, electrónicamente debitamos las siguientes retenciones, contribuciones y seguros aplicables a cada empleado, asegurando que el pago es enviado y recibido por las agencias regulatorias a tiempo – 100% garantizado.
Preparamos los formularios W-2 y W-3 al finalizar cada año.
Si usted actualmente utiliza un ponchador de mano para medir las horas trabajadas, podemos configurar nuestro sistema para importar la información directamente a nuestro programa sin intervención manual, minimizando el riesgo de error humano y ahorrándole tiempo en el proceso.
Toda información del empleado y transacciones de nómina se pueden exportar a formato Excel.
Usted podrá acceder a información valiosa de cada empleado fuera de la oficina y fuera de horas laborables, tales como sus, números de teléfono, número de fax, direcciones, correos electrónicos, etc.
Usted podrá acceder y procesar múltiples nóminas al mismo tiempo, por ejemplo: una nómina bisemanal para ejecutivos y una semanal para empleados por hora.
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Para poder maximizar el potencial de cada negocio, los dueños deben tener sus estados financieros en tiempo real para que los ayude a revisar, analizar y reaccionar efectivamente.
Nuestros contables revisaran las transacciones posteadas, las conciliación de las cuentas de banco, controlaran las cuentas y subsidiarios y luego de completar el proceso de revisión de calidad y considerando sus comentarios, cerrarán el periodo contable.
Los estados financieros son los “rayos x” de su negocio, y nosotros como contables, somos los doctores que leen, diagnostican y proponen el curso de acción a tomar.
Usted puede revisar, acceder y/o transferir todos sus reportes financieros directamente desde su módulo de finanzas a formato Word, Excel o PDF.
Los siguientes reportes pre-definidos están programados en el sistema:
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El modulo de Servicio al Cliente o “Task” representa la comunicación oficial entre todos los usuarios del programa. Este módulo mantiene un historial de las tares solicitadas, con sus fechas y personal asignado. En OSI estamos comprometidos en brindarles el mejor servicio con el mejor programa.
Un contador debidamente adiestrado será asignado para atenderle a usted. Además actuará como una fuente confiable para atender diariamente sus preguntas y solicitudes.
A través de nuestro “Task Manager” en línea, correo electrónico integrado y sistema para reportar tareas, usted podrá hacer preguntas y solicitar información.
Este sistema le permitirá tanto a usted como a nosotros rastrear sus solicitudes. Atenderemos su solicitud en o antes de dos (2) días laborables, luego del recibo de la misma.
Coordinamos el regido y/o entrega de sus documentos directamente a sus oficinas ya sea semanal o mensual.
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Más aún, a través de nuestro Módulo de Servicio al Cliente, usted podrá solicitar otros servicios complementarios que proveemos fuera de nuestros módulos básicos en línea. Estos servicios son provistos a un costo adicional, pero como ya conocemos su negocio, los costos y el tiempo que dediquemos serán limitados. Estos servicios incluyen:
Las decisiones financieras de hoy fluctúan debido a un ambiente de constante cambio en términos de las leyes contributivas. Mediante la integración de la planificación contributiva en sus metas a largo plazo, nuestros CPA’s podrán guiarle a través de ese torbellino de regulaciones y mostrarle cómo las decisiones que tome usted hoy podrán afectar el futuro de su negocio. Podemos servirle de muchas maneras; estas incluyen:
Si usted tiene empleados, ya sabe que la administración de sus recursos humanos no es tarea fácil. Existen cientos de leyes y regulaciones que deben ser obedecidas. La coordinación de adiestramientos, preparación de cheques de nómina, el empleo y reclutamiento pueden consumirle todo su tiempo, además de ser frustrantes. Nuestros Gerentes de Nómina y Recursos Humanos son un excelente recurso para contestar preguntas rutinarias sobre legislación laboral federal y local y sobre las mejores prácticas a seguir. Nuestros servicios incluyen:
La preparación de proyecciones y planes de negocio requiere un conocimiento extenso de los negocios y mucha experiencia. Los tipos de mercado e industria deben ser entendidos con claridad y el utilizar un transfondo sólido en cada una de las áreas que afectan su negocio, es esencial. Nuestro personal le puede ayudar a preparar un plan de negocios, extenso y bien pensado, integrando todas nuestras áreas de conocimiento. Más aún, nosotros estamos en contacto directo y diario con cientos de clientes que pueden beneficiarle de manera directa o indirecta, lo que nos puede ayudar al momento de preparar un plan de negocios. Esta experiencia REAL del día a día nos capacita para aconsejarle y guiarle en prácticamente cualquier tipo de negocios, que pueden incluir, de manera no exclusiva, las siguientes áreas en las cuales nuestro cualificado personal de finanzas esta capacitado:
Porque la prevención de fraude empieza con un excelente sistema de control interno, nuestros CPA’s están altamente adiestrados para revisar sus controles internos y hacer recomendaciones para hacer cambios en todas o en algunas de las áreas.
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